EVIDENCIJE O RADNICIMA I RADNOM VREMENU

Temeljem odredbi Zakona o radu ( Nar.nov. br. 149/ 09, nastavno ZR ) i odredbi Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima ( Nar. nov. 37/11, nastavno Pravilnik ) poslodavci moraju voditi tri različite evidencije :

1. evidenciju podataka o radnicima
2. posebnu evidenciju podataka drugih osoba na radu
3. evidenciju o radnom vremenu radnika

1. Evidenciju o radnicima iz članka 3. Pravilnika poslodavac vodi od dana početka rada radnika do dana prestaka rada te istu čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti. Podatke iz čl.3. st.1. poslodavac unosi u evidenciju o radnicima iz odgovarajuće dokumentacije ili na temelju posebnih propisa, a radnik je u tu svrhu poslodavcu obavezan pravodobno dostaviti potrebnu osobnu dokumetaciju ili isprave. Osim podataka iz st. 1. navedenog članka poslodavac je dužan voditi i druge od radnika ili od nadležnog tijela prijavljene podatke o kojima ovisi ostvarenje prava iz radnog odnosa ili u svezi sa radnim odnosom (trudnoća, status roditelja, posvojitelja, prof. bolest, invalidnost i sl. ) Evidencija se može voditi pisano na papiru ili u elektronskom obliku. / Najavljeno je da će biti u prodaji usklađena, nova Matična knjiga radnika. /
   Pravilnik detaljno propisuje obvezni sadržaj evidencije o radnicima.
   
   
2. Poslodavac je dužan voditi posebne evidencije:
   osobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanu za rad, redovitim studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih studentskih centara, redovitim učenicima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova, redovitim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavaca pohađaju praktičnu nastavu i vježbe. Evidenciju o osobama iz članka 4. Pravilnika poslodavac počinje voditi danom početka njihovog rada i ažurno je vodi do prestaka rada tih osoba kod poslodavca, te istu čuva najmanje tri godine od dana prestanka njihovog rada.
   Pravilnik detaljno propisuje obvezni sadržaj posebne evidencije.
   
   
3. Evidenciju o radnom vremenu radnika iz članka 8. st.1 podstavka 3. i 4. ( odnosno početak rada i završetak rada čl. 8. st. 2. Pravilnika ) poslodavac je obavezan voditi samo ako je obveza vođenja tih podataka ugovorena kolekt. ugovorom, sporazmom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, pravilnikom o radu ili ugovorom o radu i tada ih je obavezan evidentirati najkasnije na završetku slijedećeg radnog dana za prethodni radni dan, a u slučaju da neki od tih podataka do tada nije poznat, poslodavac ih je obavezan evidentirati odmah po saznanju istih. Evidencija iz članka 8. Pravilnika mora se voditi uredno, razumljivo, po razdoblju odnosno mjesecu za koje se plaća ili naknada plaće isplaćuje, a poslodavac je obavezan istu popuniti najkasnije sedmog dana od dana za koji se podaci popunjavaju, osim u naprijed navedenom slučaju.( Čl. 8. st.2. ) Poslodavac je dužan evidenciju o radnom vremenu imati u svom sjedištu, a ako šest ili više radnika ugovorene poslove obavljaju izvan sjedišta poslodavca u izdvojenoj organizacijskoj ili poslovnoj jedinici odnosno prostoru tijekom cijelog razdoblja odnosno mjeseca za koji se plaća ili naknada plaće isplaćuje, posodavac je istu za njih dužan imati i u tom prostoru od najmanje jedne godine. (Čl. 8. st.7. Pravilnika ) Kao i kod prethodnih evidencija i ova evidencija se može voditi pisano na papiru ili u elektronskom obliku, pri čemu se mogu koristiti odgovarajuće kartice s jasnim pojašnjenjem značenja istih, te se čuvaju najmanje četiri godine, a u slučaju kad poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarivanja prava iz radnog odnosa ili u svezi sa radnim odnosom, pri čemu bi za ostvarivanje tih prava mogla biti relevantna i evidencija o radnom vremenu radnika za određeno razdoblje, ista se čuva do pravomoćnog okončanja tog spora.
   Pravilnik detaljno propisuje obvezni sadržaj evidencije o radnom vremenu.
   Propust poslodavca da ne vodi evidenciju ili da ju ne vodi na propisani način te ako na zahtjev inspektora ne dostavi tražene podatke, prema članku 294. st.1. toč.1. i st.2. ZR-a pretstavlja najteži prekršaj za kojeg je propisana novčana kazna za pravnu osobu od 61.000,00 do 100.000,00 kn, te za odgovornu osobu pravne osobe novčana kazna od 7.000,00 do 10.000,00 kn.

Novosti za udruge

• Obrazac OP (obračun plaće) treba dati radniku koji treba potpisati njegov primitak, jer su kazne velike (od 60.000,00 do 100.000,00 kn) ako poslodavac nije predao radniku obračun plaće, odnosno nema dokaz da je radnik preuzeo taj obrazac. Obračunske listiće poslodavac treba, po novom, trajno čuvati!
• Izmjene Pravilnika o porezu na dohodak – u godišnju prijavu poreza na dohodak u 2011. godini ulazi prvih šest mjeseci 2010. godine (zdravstvene usluge, osiguranje…), a maksimalni ukupni iznos poreznih olakšica iznosi 6.000,00 kuna.
• Ako netko obavlja posao na temelju ugovora o djelu, ne smije boraviti u prostoru naručitelja posla, ali može doći na sastanak u prostor udruge (ako slučajno naiđe inspektor). Ovo ne vrijedi za autorske ugovore.

Objašnjenje često postavljenih pitanja i nejasnoća

• BONOVI ZA MOBILNE TELEFONE

Bonovi za mobilne telefone osobama koji nisu u radnom odnosu strogo su zabranjeni prema uputama Državnog ureda za reviziju. Takvi troškovi suradnika mogu se riješiti na druge načine, primjerice, da se poveća iznos honorara.

• ČLANARINA 

Članarina ne podrazumijeva korist ili uslugu članu udruge. Na temelju toga, članarine nisu oporezive.

• DEVIZNA BLAGAJNA
  

Temeljem Uredbe o računovodstvu neprofitnih organizacija (NN, 10/2008), dopušteno je držanje devizne blagajne, ali se u deviznoj blagajni mogu držati određena sredstva samo za potrebe hitnih isplata u devizama te se za to mogu dignuti devize i položiti u deviznu blagajnu do 1.500 eura.Devize dignute za službeno putovanje na ime osobe koja putuje, ne mogu se vratiti u deviznu blagajnu u slučaju da su realni troškovi putovanja manji od dignutog iznosa, već se moraju položiti na devizni račun u banci.

• DONACIJE

Donacije su davanja u novcu ili naravi (stvarima) bez ikakve protučinidbe. Novčane donacije ne podliježu plaćanju poreza na dodatnu vrijednost. U slučaju da fizička osoba donira udruzi, potvrdu plaćanja donacije može priložiti uz svoju godišnju poreznu prijavu i ostvariti poreznu olakšicu. U slučaju da tvrtka donira udrugu, sukladno Zakon o porezu na dobit umanjuje joj se porezna osnovica (za daljnje informacije, pogledajte: www.pu.mfin.hr; Zakon o porezu na dobit (NN, br. 127/00) i Pravilnik o porezu na dobit (NN, br. 54/01).

Postoje načini da se nekome nešto da neoporezivo, odnosno pokloni ili donira, ali isključivo prema određenim zakonskim propisima.

• FINANCIJSKI IZVJEŠTAJI

Financijski izvještaji jesu: bilanca, račun prihoda i rashoda i bilješke uz financijske izvještaje. Bilanca, račun prihoda i rashoda i bilješke sastavljaju se za poslovnu godinu koja je izjednačena s kalendarskom godinom. Račun prihoda i rashoda sastavlja se i za razdoblje 1. siječnja do 30. lipnja.Ako je vrijednost imovine udruge uzastopno u prethodne tri godine manja od 100.000,00 kuna na razini godine i godišnji prihod uzastopno u prethodne tri godine manji od 100.000,00 kuna na razini godine, neprofitna organizacija nije u obvezi vođenja dvojnog knjigovodstva i sastavljanja te predaje financijskih izvještaja.

• FINANCIJSKI PLANOVI

Financijski planovi udruga trebali bi biti realni, a u slučaju većih odstupanja tijekom godine, preporuča se napraviti rebalans financijskog plana.

• NABAVA I AMORTIZACIJA

Umjesto dosadašnjeg iskazivanja planiranog troška nabave za osnovna sredstava i opremu u financijskom planu, od 2008. će se planirati trošak amortizacije za sljedeće razdoblje (1 – 5 godina). Primjerice, ako se u tekućoj godini kupi roba u iznosu od 50.000,00 do 100.000,00 kn, imat će se odljev sa žiro-računa, ali neće biti troška, jer će se taj trošak evidentirati u sljedećih 1-5 godina kroz amortizaciju. Ovisno o propisanoj stopi otpisa, planirat će se trošak za to razdoblje, a da neće biti odljeva sa žiro-računa.

• POTRAŽIVANJA

Sukladno Uredbi o računovodstvu neprofitnih organizacija (NN, 10/2008) sva potraživanja prethodnih godina, kao i obveze morat će se uvrstiti u Financijski plan u vidu aktivnih i pasivnih budućih vremenskih prihoda i rashoda. To znači da se sva realna potraživanja moraju staviti u prihode budućeg razdoblja, a sva realna dugovanja u rashode i to će biti dio bilance. Ukoliko udruga ima potraživanja ili dugovanja koja su prošla određeni vremenski rok ili realno neće biti plaćena ili naplaćena, preporuča se da ih odlukom Izvršnog odbora otpišu, jer će to opterećivati bilancu i pokazivat će potpuno krivo financijsko stanje udruge.

• PRIHODI I GOSPODARSKA DJELATNOST UDRUGA

Prihodi udruga klasificiraju se na sljedeće skupine računa: Prihodi od prodaje roba i pružanja usluga, Prihodi od članarina i članskih doprinosa, Prihodi po posebnim propisima (primjerice u skladu sa zakonima i drugim propisima iz državnog proračuna i proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili koje ostvaruju u skladu sa zakonima i drugim propisima od pravnih i/ili fizičkih osoba), Prihodi od imovine, Prihodi od donacija (novčana sredstva koja udruga dobije bez obveze vraćanja).

U slučaju da udruga obavlja gospodarsku djelatnost, a vrijednost obavljenih usluga i isporučenih dobara nije viša od 85.000,00 kn nema obavezu obračunavanja PDV-a (nije u sustavu PDV-a), dok u slučaju da je taj iznos veći od 85.000,00 kn godišnje, udruga postaje obveznikom PDV-a i upisuje se u registar poreznih obveznika u nadležnoj ispostavi Porezne uprave (najbolje je pričekati rješenje Porezne uprave).

• RAD BEZ ZASNIVANJA RADNOG ODNOSA

Članovi radnih tijela udruge ili osobe koje obavljaju povremeni rad u udruzi iako nisu u radnom odnosu, mogu za svoj rad dobiti naknadu (honorar) i ta je naknada oporeziva. Ako te osobe dobiju naknadu, troškovi njihovog putovanja su oporezivi, a u autorski ugovor ili ugovor o djelu u iznos honorara treba uračunati i ostale troškove (prijevozni troškovi, troškovi telefoniranja i dr.). U tom slučaju, osobe ne mogu dobiti putni nalog.Za rad bez naknade, udruga može neoporezivo platiti volonteru koji službeno putuje za potrebe udruge troškove prijevoza, dnevnice i noćenja na službenom putovanju te troškove dolaska i odlaska na posao u visini troškova javnog prijevoza.

Povremeni, samostalni poslovi najčešće se isplaćuju temeljem Ugovora o djelu. Ugovor o djelu nije i ne smije biti zamjena za Ugovor o radu na određeno vrijeme, a ukoliko je udruzi potreban radnik na samo nekoliko mjeseci trebalo bi ga zaposliti na određeno vrijeme. Ugovorom o djelu definira se naknada za određeni posao u određenom vremenu. Iznos obveznih doprinosa (mirovinsko i zdravstveno), poreza i prireza koje udruga treba platiti je otprilike isti kao i neto iznos koji će biti isplaćen radniku.

Autorske naknade (honorar) su primici ostvareni temeljem Zakona o autorskom pravu i srodnim pravima. Autorsko djelo je originalna intelektualna tvorevina iz književnoga, znanstvenog i umjetničkog područja koja ima individualni karakter, bez obzira na način i oblik izražavanja, vrstu, vrijednost ili namjenu. jezična djela (pisana djela, govorna djela, računalni programi), djela arhitekture, prikazi znanstvene ili tehničke prirode kao što su crteži, planovi skice, tablice i dr. Autorski ugovor mora biti sklopljen u pisanom obliku i mora biti isplaćen na žiro-račun. U ugovoru navesti što je predmet ugovora (opisati autorsko djelo) i do kada ga autor treba napraviti. Davanja na autorsku naknadu (porez i prirez) snosi udruga.

• RAČUNI UDRUGE

Svi računi udruge moraju biti čuvani kao originali, a ne preslike te trebaju glasiti na udrugu (R1 ili R2), a ne privatnu osobu, jer u protivnom neće moći biti prihvaćeni.

• SITNI INVENTAR

Alat, materijal i oprema u vrijednosti do 2.000,00 kn tretirat će se kao sitni inventar i nakon godinu dana može se jednokratno otpisati.

• SLUŽBENA PUTOVANJA

Putni troškovi mogu se neoporezivo nadoknađivati isključivo osobama koje su u udruzi u radnom odnosu ili koje ne primaju nikakvu naknadu u udruzi, dakle volontiraju.
Putni troškovi isplaćuju se na temelju ispravno popunjenog putnog naloga koji je odobrila ovlaštena osoba udruge i priloženih isprava kojima se dokazuju izdaci navedeni u putnom nalogu (račun za smještaj, cestarinu, mostarinu, preslike ili potvrde putnih karata i drugo, no nije potrebno čuvati račun za benzin).
Dopuštena dnevnica u zemlji za putovanje u udaljenosti od najmanje 30 km iznosi 170,00 kn za putovanje više od 12 sati, dok neoporeziva dnevnica za putovanje u trajanju od 8 do 12 sati iznosi 85,00 kuna dnevno.

• VIŠAK PRIHODA

Dosadašnji višak prihoda iz prethodne godine računovodstvo ne smije knjižiti kao prihod, nego će se on tretirati kao saldo fonda.

• ZAPOSLENICI UDRUGA

Udruge imaju pravnu osobnost, stoga je osnovni propis koji uređuje radne odnose zaposlenih Zakon o radu (NN, 149/09. – proč. tekst), a sukladno njemu s radnikom na početku njegovog radnog odnosa sklapa ugovor o radu. Udruga nema obavezu prijavljivati svoj potrebe za radnicima Zavodu za zapošljavanje.
Zaposlenici udruga mogu biti zaposleni na neodređeno (pravilo) ili određeno vrijeme (iznimka koja može trajati najviše tri godine).
U roku od osam dana od zasnivanja radnog odnosa udruga treba prijaviti radnika nadležnom Hrvatskom zavodu za mirovinsko osiguranje, a zatim u Hrvatski zavod za zdravstveno osiguranje. Prvi dan rada radnik predaje svoju radnu knjižicu i trajnu poreznu karticu udruzi.

Korisne internetske stranice i dokumenti

• Baza udruga Republike Hrvatske
• Institut za javne financije
• Kako registrirati udrugu u Republici Hrvatskoj (2002.)
• Komentar Zakona o udrugama s obrascima (2003.): 
• Hrvatska informacijsko-dokumentacijska referalna agencija (HIDRA)
• Ministarstvo financija (Porezna uprava)
• Moja uprava (program Vlade RH)
• Moram, mogu i hoću /računovodstvo malih udruga/ (2003.)
• Nacionalna zaklada za razvoj civilnoga društva
• Narodne novine
• Neprofitno računovodstvo
• Oporezivanje autorskih naknada
• Osobni identifikacijski broj udruge – OIB
• Priručnik o pravnom, poreznom i carinskom sustavu za nevladine organizacije u Republici Hrvatskoj (2006.)
• Pravni okvir za djelovanje nevladinih organizacija koje obavljaju djelatnost od javnog interesa: 
• Principi dobrog upravljanja za organizacije civilnog društva u Hrvatskoj
• Priručnik za upravljanje nevladinim organizacijama
• Računovodstveno financijski portal
• Računovodstvo i financije
• Računovodstvo, revizija i financije
• Registar neprofitnih organizacija
• Ured za udruge Vlade RH

Uredba o računovodstvu neprofitnih organizacija

Uredba o izmjenama i dopunama Uredbe o računovodstvu neprofitnih organizacija  

Korisna internetska stranica Donacije info  

Imovina udruga i amortizacija  

Jednostavno knjigovodstvo za male udruge  

PDV za neprofitni sektor od 1.1.2010.  

Kako komunicirati s lokalnim medijima i pokrenuti lokalne izvore potpore