Savjeti za članice HZTK

Poslovanje pravnih osoba u tehničkoj kulturi u skladu s Općom uredbom o zaštiti osobnih podataka (GDPR)

Zaštita pojedinaca s obzirom na obradu osobnih podataka temeljno je pravo, a Opća uredba koja uređuje zaštitu osobnih podataka stupila je na snagu 25. svibnja 2018. godine.

Hrvatska zajednica tehničke kulture pripremila je upute, predloške i obrasce za prilagodbu poslovanja svih pravnih osoba u tehničkoj kulturi u skladu s Općom uredbom o zaštiti osobnih podataka. Ovisno o veličini i ustrojstvu pravnih osoba u tehničkoj kulturi, aktivnostima i korisnicima, svaka pravna osoba može prilagoditi ponuđene predloške i obrasce.

Opća uredba o zaštiti osobnih podataka (GDPR)
Zakon o provedbi Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka
Pravne osnove za obradu podataka prema Općoj uredbi o zaštiti osobnih podataka
Tko treba imenovati službenika za zaštitu osobnih podataka
Odluka o imenovanju službenika za zaštitu osobnih podataka - predložak
Odluka o osobama odgovornim za obradu osobnih podataka - predložak
Pravilnik o obradi i zaštiti osobnih podataka - predložak
Evidencija obrade osobnih podataka - tablica - predložak
Obrada podataka zaposlenika
Privola (suglasnost) za prikupljanje i obradu osobnih podataka fizičkih osoba - obrazac
Privola (suglasnost) za zastupnike članica i javnu objavu podataka o udruzi - obrazac
Prijavnica za sudjelovanje odraslih osoba - obrazac
Prijavnica za sudjelovanje maloljetnika - obrazac
Suglasnost roditelja za maloljetnog volontera - obrazac

Agencija za zaštitu osobnih podataka

Reprezentacija i slični troškovi udruga

Službena putovanja u neprofitnim organizacijama

Službeno putovanje:

Putovanje do 30 dana neprekidno
Udaljenost minimalno 30 kilometara od mjesta rada ili prebivališta
Obavljanje u nalogu određenih poslova, a u svezi s djelatnosti poslodavca
Za isplatu neoporezive dnevnice potrebno je ispuniti putni nalog

Sadržaj putnog naloga

Datum izdavanja
Ime i prezime
OIB
Mjesto u koje se putuje
Svrha putovanja
Vrijeme polaska i povratka
Podaci o prijevoznom sredstvu (ako je automobil marka i registracijska oznaka, te početno i završno stanje brojila)
Potpis ovlaštene osobe
Izvješće s puta (opis obavljenog posla, u slučaju promjene rute - obrazloženje)
Obračun troškova
Likvidacija obračuna

Zbog obveze izvještavanja primitaka putem JOPPD obrasca prilikom obračuna putnog naloga potrebno je znati OIB osobe koja je putovala. OIB se može upisati uz ime i prezime osobe koja je putovala.

Ako je osoba upućena na službeno putovanje osobnim automobilom u putni nalog treba upisati:

Registarsku oznaku
Početno i završno stanje brojila
Marku automobila
ENC izlist ili račun od cestarine

Ako se priznaju troškovi u visini autobusne karte obvezno priložiti isprintani cjenik na temelju kojega će se priznati troškovi i to s datumom polaska na put.

Obračun troškova službenog putovanja

Obvezno se prilažu sve isprave kojima se dokazuju nastali izdaci npr. računi za cestarine, putne karte i račun za smještaj (bez obzira na način podmirenja).
Ako ne postoji niti jedan od spomenutih dokaza potrebno je priložiti drugu vrstu dokaza kojom se dokazuje da je osoba uistinu bila na službenom putovanju (potpisana potvrda organizatora s popisom I potpisima sudionika događanja, fotografija, …).

Neoporezive naknade troškova službenog putovanja

Noćenje – u visini stvarnih izdataka
Prijevoz – u visini stvarnih izdataka
Privatni automobil – do 2,00 kn/km
Dnevnica (više od 12 sati) – do 170,00 kn
Dnevnica (više od 8, manje od 12 sati) – do 85,00 kn

Ako je osigurano noćenje s doručkom neoporezivo se može isplatiti puna dnevnica, ako je osiguran jedan obrok (ručak ili večera) iznos dnevnice umanjuje se za 30%, a ako su osigurani svi obroci neoporeziv iznos dnevnice umanjuje se za 60%.

Za putovanje u inozemstvu vrijede ista pravila kao i za tuzemne dnevnice. Dodatni mogući izdaci putovanja u inozemstvu:

Izdaci za pribavljanje putničkih isprava
Izdaci za cijepljenje i liječničke preglede (ako ih ne plaća zdravstveno osiguranje)

Poseban doprinos za korištenje zdravstvene zaštite u inozemstvu plaća se za osiguranika koji je poslan na rad u zemlju s kojom međunarodnim ugovorom o socijalnom osiguranju nije uređeno pitanje korištenja zdravstvene zaštite. Doprinos se ne plaća za: Članice EU, Norvešku, Island, Lihtenštajn, Švicarsku, Bosnu i Hercegovinu, Crnu Goru, Makedoniju, Srbiju Tursku.

Smještaj

Smještaj se obračunava u visini primljenog računa za noćenje.
U cijenu je uključen i doručak koji se ne smatra osiguranim obrokom.
Dokaz smještaja (vjerodostojni dokument): račun hotela ili iznajmljivača koji glasi na na neprofitnu organizaciju.
Na računu je potrebno specificirati broj noćenja te korisnike

Ako je smještaj plaćen sa računa poslodavca (udruge) voditelji radionica/seminara i sl. obvezno uz svoj putni nalog prilažu presliku računa zajedno sa specifikacijom troškova smještaja: popis osoba koje su bile smještene, njihov OIB i adresa (ako OIB nije poznat osobi koja radi obračun naloga i ispunjava JOPPD obrazac).

Prijevoz

Vjerodostojna dokumentacija:

Karta za vlak, autobus, zrakoplov ili brod
Računi za plaćenu rezervaciju mjesta, prtljagu
Iznimka: preslika ili potvrda putnih karata (uz obrazloženje)

Automobil u visini javnog prijevoza

Potrebno navesti da se odobrava korištenje osobnog automobila u visini karte ili uz naknadu troškova u visini xy kn/km (do 2,00).
Potrebno je navesti sve podatke kao da se nadoknađuje kompletan iznos: marka, registracija, početno i završno stanje brojila.
Podatak o cijeni karte, izlist s interneta.
Nalogodavac pismenim putem odobrava iznos na temelju kojeg će se obračunati nadoknada troškova osobnog automobila koji se koristi u službene svrhe.

Loko vožnja

Obvezni podaci:

Marka i registracijska oznaka automobila
Naziv, adresa poslodavca, isplatitelja naknade
Nadnevak i vrijeme korištenja automobila
Broj prijeđenih kilometara u službene svrhe
Navesti lokacije
Izvješće o radu
Početno i završno stanje brojila
Obračun naknade i iznos za isplatu
Nadnevak obračuna i potpis ovlaštene osobe

ENC

Može biti vjerodostojna isprava
Obvezni podaci:

Broj ENC kartice
Nadnevak i vrijeme ulaza i izlaza s autoceste
Naziv ulazne i izlazne postaje
Cijena izražena u kunama
Podaci se moraju podudarati s podacima iz putnog naloga

Dnevnice

Nadoknada troškova prehrane i prijevoza u mjestu u kojemu je radnik upućen na službeno putovanje (javni gradski prijevoz, taxi itd.).
Troškovi prijevoza koji nastaju do mjesta u koje je radnik upućen nadoknađuju se na temelju vjerodostojne dokumentacije (npr. taxi do zračne luke).

Obračun dnevnice ako je osigurana prehrana

Neoporezivi iznos dnevnice umanjuje se ukoliko su ručak i večera osigurani na teret poslodavca
Za putovanje u tuzemstvu duže od 12 sati: ako je osiguran jedan obrok (ručak ili večera) dnevnica se umanjuje za 30% (170,00 kn -30% = 119,00 kn); ako su osigurana oba obroka dnevnica se umanjuje za 60% (170,00 kn -60% = 68,00 kn)
Za putovanje duže od 8 i kraće od 12 sati: ako je osiguran jedan obrok (ručak ili večera) dnevnica se umanjuje za 30% (85,00 kn -30% = 59,50 kn); ako su osigurana oba obroka dnevnica se umanjuje za 60% (85,00 kn -60% = 34,00 kn)

Dnevnice u inozemstvu

U inozemstvu se primjenjuju ista pravila koja se odnose na obračun dnevnice u slučaju da su osigurani ručak ili večera kao i u Hrvatskoj.
Dnevnice u inozemstvu se obračunavaju:

Od sata prelaska Hrvatske granice, tj. napuštanja zadnje zračne ili pomorske luke u RH
Do sata prelaska Hrvatske granica, tj. dolaska u prvu zračnu ili pomorsku luku u RH
Za proputovanje duže od 12 sati isplaćuje se dnevnica propisana za tu stranu državu
Do granice i od granice isplata dnevnice u tuzemstvu

Specifičnosti koje se odnose na isplatu putnih troškova osobama koje nisu u radnom odnosu u udruzi, a do trenutka obračuna i isplate putnih naloga nisu primile naknadu

Troškovi službenih putovanja neoporezivo se mogu isplatiti osobama koje nisu u radnom odnosu u neprofitnoj organizaciji uz uvjet da do trenutka isplate u istom poreznom razdoblju (u toj godini) nisu ostvarile primitke od isplatitelja.
Mogu se isplatiti sljedeći troškovi:

Troškovi noćenja
Trošak prijevoza
Naknada za korištenje osobnog automobila u službene svrhe
Dnevnica

Uz nalog treba priložiti račune o obavljenim uslugama prijevoza i noćenja koji glase na isplatitelja – neprofitnu organizaciju.

Specifičnosti koje se odnose na isplatu putnih troškova osobama koje nisu u radnom odnosu u udruzi, a primile su honorar do trenutka obračuna i isplate putnih naloga

Troškovi službenih putovanja neoporezivo se mogu isplatiti osobama koje nisu u radnom odnosu u neprofitnoj organizaciji, a ostvarile su primitke od isplatitelja u istoj kalendarskoj godini.

Mogu se isplatiti sljedeći troškovi:

Trošak prijevoza (samo javni prijevoz uz priloženu kartu)
Trošak smještaja (noćenje s doručkom).

Uz nalog treba priložiti račune o obavljenim uslugama prijevoza i noćenja koji glase na isplatitelja – neprofitnu organizaciju.

Način isplate putnih toškova

Neoporezive naknade troškova mogu se isplatiti u gotovu novcu ili na tekući račun (preporuka na tekući račun).
Oporezivi iznos isplaćuje se na žiro račun.
Osoba koja je imala primitke po osnovi drugog dohotka (honorar) putni troškovi isplaćuju se na žiro račun.

Sažetak – bitne napomene

Trajanje puta do 30 dana, dužina 30 km
Obvezni prilozi (računi) ili potvrda organizatora o prisustvovanju (dokaz)
Računi glase na neprofitnu organizaciju
Ukoliko je osiguran obrok na teret nalogodavca dnevnica se umanjuje za 30% ukoliko je osiguran jedan obrok, ili 60% ukoliko su osigurana oba obroka (doručak se ne računa)
Troškovi službenog putovanja se u neprofitnim organizacijama mogu neoporezivo nadoknaditi i osobama koje nisu u radnom odnosu ukoliko do trenutka isplate nisu ostvarile primitke od isplatitelja
Putni nalozi po kojima se isplaćuju neoporezivi primitci a koji ne sadržavaju nikakav prilog (dokaz) mogu lako biti osporeni i na temelju takvih naloga se ne bi trebale vršiti isplate
Isplata putnog naloga vrši se tek nakon što se prilože svi dokumenti, te se potpišu odgovorne osobe

REGISTAR NEPROFITNIH ORGANIZACIJA

Neprofitne organizacije u Republici Hrvatskoj (udruge i njihovi savezi, strane udruge, zaklade, fondacije, ustanove, političke stranke, komore, sindikati, vjerske i druge zajednice i sve druge pravne osobe kojima temeljni cilj osnivanja i djelovanja nije stjecanje dobiti/profita i za koje iz posebnih propisa proizlazi da su neprofitne organizacije) dužne su se, putem RNO obrasca, upisati u Registar neprofitnih organizacija (u daljnjem tekstu Registar). Navedeni Registar ustrojava i vodi Ministarstvo financija. Pretraživanje neprofitnih organizacija u Registru moguće je na stranicama: https://banovac.mfin.hr/rnoprt/.
Ministarstvo financija ne izdaje posebne potvrde o upisu u Registar neprofitnih organizacija. Potvrdu čini izlistana (isprintana) stranica Registra s podacima o neprofitnoj organizaciji dobivena nakon pretrage Registra.

REGISTAR UDRUGA

Udruge se upisuju se u Registar udruga Republike Hrvatske koji vode uredi državne uprave u jedinicama područne (regionalne) samouprave i Gradski ured za opću upravu Grada Zagreba kojima se, prema sjedištu udruge, podnosi zahtjev za upis u Registar. Zahtjev se podnosi u roku od 3 mjeseca od dana donošenja odluke o pokretanju postupka za upis udruge u Registar. O upisu udruge u Registar nadležni ured državne uprave donosi rješenje.
Osoba ovlaštena za zastupanje udruge dužna je nadležnom uredu državne uprave podnijeti zahtjev za upis promjena statuta, naziva, adrese sjedišta, osoba ovlaštenih za zastupanje i prestanka udruge (obrazac RNO-P).
Obrasce koji su potrebni za upis u Registar udruga i promjene u Registru, možete preuzeti s internetskih stranica Ministarstva uprave: http://www.uprava.hr/default.aspx?id=12020

SPONZORSTVO

Sponzorstvo, za razliku od donacije, predstavlja isporuku (davanje novca, stvari ili usluga) za protučinidbu reklame pa bi za sponzorstvo trebalo potpisati ugovor. Trošak sponzorstva knjiži se kod sponzora kao trošak promidžbe (reklame), a tvrtkama se ti troškovi priznaju kao rashodi za reklamu te zbog toga tvrtka plaća manju porez na dobit.

Kada se izvrši reklamiranje sponzora udruga mora izdati račun (bez obzira je li udruga obveznik PDV-a ili ne) sa sljedećim elementima: broj i datum izdavanja računa (IBAN), naziv, adresa i OIB udruge, naziv, adresa i OIB sponzora, vrsta i količina obavljenih usluga, datum obavljene promidžbe sponzora, iznos naknade za promidžbu sponzora bez PDV-a i poziv na zakonsku odredbu prema kojoj nije obračunat PDV („PDV nije obračunat sukladno čl. 90., st. 2. Zakona o PDV-u“). Ako je udruga obveznik PDV-a ispostavit će račun kakav inače dostavlja za svoje oporezive isporuke.

Ako sponzoriranje ne uključuje davanje novca, već stvari ili usluge, onda udruga predaje sponzoru račun za uslugu reklamiranja, sponzor ispostavlja račun za dostavljene stvari ili obavljene usluge, a na kraju udruga i sponzor rade izjavu o kompenzaciji (prijeboju).
Kao dokaz da su određene stvari, oprema i sl. predane udruzi, udruga i sponzor potpisuju otpremnicu.

VOLONTERI UDRUGA

Volontiranjem se, u smislu Zakona o volonterstvu (NN, br. 58/07 i 22/13), smatra dobrovoljno ulaganje osobnog vremena, truda, znanja i vještina kojima se obavljaju usluge ili aktivnosti za dobrobit druge osobe ili za opću dobrobit, a obavljaju ih osobe na način predviđen ovim Zakonom, bez postojanja uvjeta isplate novčane nagrade ili potraživanja druge imovinske koristi za obavljeno volontiranje. Volonterski rad treba jasno razlikovati od bilo kakvog drugog rada koji ima obilježje radnog odnosa ili stručnog osposobljavanja za rad. Više o volonterstvu možete pogledati na stranicama http://www.volontiram-hrvatska.hr/ i ovoj stranici Ministarstva za demografiju, obitelj, mlade i socijalnu politiku.

Volonter može biti punoljetna fizička osoba, maloljetna fizička osoba s navršenih 15 godina ili starija maloljetna fizička osoba.

Udruge mogu biti organizatori volontiranja. Volonterski rad u udrugama tehničke kulture, ZTK ili nacionalnim savezima, koji bi trebalo pratiti i bilježiti, su aktivnosti koje pružaju dodatnu vrijednost lokalnoj zajednici, primjerice obuka učenika ili odraslih osoba, organiziranje smotra i natjecanja ili sudjelovanje u njima bez primanja ikakve novčane ili druge naknade.
Organizator volontiranja sklapa s volonterom ugovor o volontiranju.
Organizatori volontiranja podnose godišnji izvještaj Ministarstvu za demografiju, obitelj, mlade i socijalnu politiku na propisanom obrascu.

EVIDENCIJA O RADNICIMA I RADNOM VREMENU

Temeljem odredbi Zakona o radu ( Nar.nov. br. 93/14, nastavno ZR ) i odredbi Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima ( Nar. nov. 73/17, nastavno Pravilnik ) poslodavci moraju voditi tri različite evidencije:

evidenciju podataka o radnicima
posebnu evidenciju podataka drugih osoba na radu
evidenciju o radnom vremenu radnika

1. Evidenciju o radnicima iz članka 3. Pravilnika poslodavac vodi od dana početka rada radnika do dana prestanka rada te istu čuva kao dokumentaciju trajne vrijednosti.

Podatke iz čl.3. st.1. poslodavac unosi u evidenciju o radnicima iz odgovarajuće dokumentacije ili na temelju posebnih propisa, a radnik je u tu svrhu poslodavcu obavezan pravodobno dostaviti potrebnu osobnu dokumetaciju ili isprave.

Osim podataka iz st. 1. navedenog članka poslodavac je dužan voditi i druge od radnika ili od nadležnog tijela prijavljene podatke o kojima ovisi ostvarenje prava iz radnog odnosa ili u svezi sa radnim odnosom (trudnoća, status roditelja, posvojitelja, prof. bolest, invalidnost i sl. ).

Evidencija se može voditi pisano na papiru ili u elektronskom obliku.
Pravilnik detaljno propisuje obvezni sadržaj evidencije o radnicima.

2. Poslodavac je dužan voditi posebne evidencije o:

osobama koje se kod poslodavca nalaze na stručnom osposobljavanu za rad,
redovitim studentima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih studentskih centara,
redovitim učenicima koji kod poslodavca rade posredstvom ovlaštenih srednjoškolskih ustanova,
redovitim učenicima ustanova za strukovno obrazovanje koji kod poslodavaca pohađaju praktičnu nastavu i vježbe,
osobama koje kod njega obavljaju rad za opće dobro u skladu s općim propisima.

Evidenciju o osobama iz članka 4. Pravilnika poslodavac počinje voditi danom početka njihovog rada i ažurno je vodi do prestaka rada tih osoba kod poslodavca, te istu čuva najmanje šest godine od dana prestanka njihovog rada.
Pravilnik detaljno propisuje obvezni sadržaj posebne evidencije.

3. Evidenciju o radnom vremenu radnika iz članka 8. st.1. podstavka 3. i 4. (odnosno početak rada i završetak rada čl. 8. st. 2. Pravilnika) poslodavac je obavezan voditi samo ako je obveza vođenja tih podataka ugovorena kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, pravilnikom o radu ili ugovorom o radu.

(Čl. 8. st. 2.) Osim podataka iz članka 8 st.1. poslodavac je dužan voditi i posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u svezi sa radnim odnosom (sate rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih posebnim propisom i slično).

Poslodavac koji vodi, odnosno koji je obvezan voditi podatke o početku i završetku rada, u evidenciji radnog vremena nije dužan evidentirati podatak o satima korištenja dnevnog i tjednog odmora.

Poslodavac je dužan u evidenciji radnog vremena voditi samo podatke iz odredbe čl. 8. st. 1. koji su ostvareni u razdoblju, odnosno mjesecu za koje se plaća ili naknada plaće isplaćuje.

Evidencija iz članka 8. Pravilnika mora se voditi uredno, razumljivo, po razdoblju odnosno mjesecu za koje se plaća ili naknada plaće isplaćuje, te se mora voditi na onom mjestu u kojem će radniku u svakom trenutku biti moguće dati evidenciju na uvid a poslodavac je obavezan istu popuniti najkasnije sedmog dana od dana za koji se podaci popunjavaju.

Kao i kod prethodnih evidencija i ova evidencija se može voditi pisano na papiru ili u elektronskom obliku, pri čemu se mogu koristiti odgovarajuće kartice s jasnim pojašnjenjem značenja istih, te se čuvaju najmanje šest godina, a u slučaju kad poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarivanja prava iz radnog odnosa ili u svezi sa radnim odnosom, pri čemu bi za ostvarivanje tih prava mogla biti relevantna i evidencija o radnom vremenu radnika za određeno razdoblje, ista se čuva do pravomoćnog okončanja tog spora.

Pravilnik detaljno propisuje obvezni sadržaj evidencije o radnom vremenu.

Propust poslodavca da ne vodi evidenciju ili da ju ne vodi na propisani način te ako na zahtjev inspektora ne dostavi tražene podatke, prema članku 229. st.1. toč.1. i st.2. ZR-a predstavlja najteži prekršaj za kojeg je propisana novčana kazna za pravnu osobu od 61.000,00 do 100.000,00 kn, te za odgovornu osobu pravne osobe novčana kazna od 7.000,00 do 10.000,00 kn.